今まで正常に受信できていたメールが、ある日突然ビジネス関係者などから「メールが送信できないよ！」って言われることがあります。当社のお客様からもこの類のトラブルの問い合わせがたくさんありますので、少し説明いたします。

※今まで問題なく送受信ができていたのであれば、メールアカウントの設定に問題はありません。慌ててメールアカウントの設定をいろいろ変えてしまうと、トラブルが複雑化するので絶対やってはダメですよ！

送信側で表示されるエラーメッセージを確認

送信できないよ！って教えてくれた方に対して、可能な限りエラーメッセージの確認をご依頼ください。英語のメッセージなのでわかりづらいのですが、その中に「over quota」という言葉があれば、ご利用メールアドレスのメールボックス容量がいっぱいになっています。私の経験上、この送信エラーの原因はまず受信ボックスのパンクが原因です。

それでは送信側と受信側の原因毎に説明させていただきます。

送信側の原因：大容量メールの送信

メールに容量の大きいファイルが添付されている場合、メール以外の方法でファイルを送信していただくか、受信ボックスを拡張すれば、この問題は解決いたします。「インターネット 無料ファイル送信」で検索すれば無料で利用できるサービスが探すことができます。それを送り主に案内すれば、大容量のファイルをメールで受信することから回避が可能になります。

※余談ですが、大容量のファイルをメールで送信する行為は、迷惑行為になり、あまり歓迎される事ではありません。このブログをお読みの方にはぜひとも気を付けていただきたいと思います。

受信側の原因：受信メールが削除されずに溜まっている

よくあるのは複数のパソコンで同じメールアドレスを利用したいので、メールソフトの設定で「サーバーにメッセージのコピーを残す」という設定をしているのは良いのですが、サーバーから削除する設定をしていないと、受信したメールがどんどんサーバーに溜まってしまい、ある時急に受信ボックスがパンクするのです。

長期休暇を考慮し、２週間程度設定しておけば、ほぼ実務に支障が出ることは無いようです。